Sağlık turizmi şirketi ya da acentası kurmak reklam vermekle başlamıyor. Önce yetki belgesi, ardından çalışacağınız sağlık kuruluşlarıyla yazılı anlaşmalar, transfer, otel, hasta koordinasyonu, içerik ve temel kadro geliyor; ajans ve reklam ancak onuncu adımda devreye giriyor. Bu yazıda sıfırdan kurulumun on beş adımını ve reklamdan önce tamamlanması gereken bir aylık hazırlık dönemini sahada gördüğüm sırayla anlatıyorum.
Profesyonel destek: sağlık turizmi reklam ajansı hizmetimizi inceleyin.
Şirketin kuruluş evrakı, vergi ve muhasebe tarafı bu yazının konusu değil. Ben işin sahadaki kurulumunu anlatıyorum: hasta size yazdığı gün neyin hazır olması gerektiğini.
Sağlık turizmi firması kurarken sıra neden bu kadar önemli?
Sağlık turizmine girip batan yapıların çoğu yanlış iş yaptığı için batmıyor. Doğru işleri yanlış sırayla yaptığı için batıyor.
En sık gördüğüm tablo şu: firma kuruluyor ve ilk iş reklam veriliyor. Talep geliyor. Sonra eksikler tek tek ortaya çıkıyor ve geri dönüp tamamlanmaya çalışılıyor. O geri dönüşlerin her biri hem para hem zaman kaybettiriyor.
Sıfırdan kurulumun haritası şu on beş adımdan oluşuyor:
- Resmî izinler ve yetki belgesi
- Sağlık kuruluşları ya da acentelerle yazılı anlaşmalar
- Havaalanı transferi
- Otel anlaşmaları
- Hasta koordinasyonu
- İçerik üreten kişi
- Temel kadro
- Yurt dışı hasta görüşmeleri
- Tedavi sonrası süreç
- Ajans seçimi
- Satış ekibi
- Görüşme analizi
- Ekip kurulacak diller
- Reklam verilecek ülkeler
- Reklam verilmeyecek ülkeler
Bu listeye bakınca bir şey dikkatinizi çekmeli.
Reklam, on beş adımın onuncusunda.
Yani ilk dokuz adım tamamlanmadan reklam yok. Çoğu yeni yapı bu sırayı tersten kuruyor.
İlk adımlar: yetki belgesi, branş kararı ve yazılı anlaşmalar
Yetki belgesi olmadan başlamayın
Her şeyden önce sağlık turizmi yetki belgesi. Bu hem yasal bir zorunluluk hem de devletin sunduğu teşviklerden yararlanabilmenin şartı. Belge olmadan bu işe girmeyin; sonradan tamamlanabilecek bir eksik değil bu. Başvuru kriterleri ve süreç için sağlık turizmi yetki belgesi sayfasına bakabilirsiniz.
Hangi hizmetleri vereceğinize karar verin
Acente olarak kuruluyorsanız belge sürecinden sonraki karar, hangi alanlarda hizmet vereceğiniz: obezite cerrahisi, diş, estetik, saç ekimi gibi. Anlaşmaları bu karara göre yaparsınız. Acenta kuruluşunun adım adım anlatımı için sağlık turizmi acentası kurma rehberine bakabilirsiniz.
Anlaşmaların hepsi kâğıtta olsun
Acenteyseniz çalışacağınız sağlık kuruluşlarıyla anlaşacaksınız: hastane, klinik ya da doktor. Bu anlaşmalarda tedavi süreçleri ve fiyatlandırma net olarak yazılı olmalı.
Sağlık kuruluşuysanız çalışacağınız acentelerle ya da doğrudan hasta getirecek yapılarla anlaşacaksınız.
Burada yazılı olmayan hiçbir şeye güvenmeyin. Fiyat, kapsam, komisyon, sorumluluk paylaşımı; hepsi kâğıtta olsun.
Sağlık turizmi şirketi için NACE kodu ve faaliyet alanı
Kuruluşun vergi tarafına bu yazıda girmiyorum ama en sık sorulan soruya kısa bir cevap vereyim: faaliyet kodu. Burada ilk ayrım şu. Siz hastayı tedavi eden sağlık kuruluşu musunuz, yoksa hastayı sağlık kuruluşuna yönlendiren aracı kuruluş mu?
Gelir İdaresi Başkanlığının yayımladığı, NACE Rev.2.1 sürümüne göre hazırlanmış 2026 tarihli altılı faaliyet kodları listesinde aracılık için ayrı bir kod var:
- 869700: Tıp, dişçilik ve diğer insan sağlığı hizmetlerine yönelik aracılık hizmeti faaliyetleri.
Sağlık kuruluşları ise verdikleri hizmetin türüne göre aynı listenin 86 ile başlayan kodlarında yer alıyor. Birkaç örnek:
- 861013: Özel sağlık kurumları tarafından verilen insan sağlığına yönelik yataklı hastane hizmetleri.
- 862205: Özel sağlık kurumları tarafından poliklinik ve yatılı olmayan tıp merkezlerinde sağlanan uzman hekimlik faaliyetleri.
- 862301: Özel sağlık kurumları tarafından sağlanan diş hekimliği uygulama faaliyetleri.
- 862303: Özel muayenehanelerde sağlanan diş hekimliği uygulama faaliyetleri.
Kod tek başına size sağlık turizmi yapma hakkı vermiyor. Uluslararası Sağlık Turizmi ve Turistin Sağlığı Hakkında Yönetmelik, hem sağlık tesisinin hem aracı kuruluşun bu alanda faaliyet yürütebilmesi için yetki belgesi almasını zorunlu tutuyor.
Kodu seçerken iki şeye dikkat edin. Birincisi, listeler güncelleniyor; internette dolaşan eski bir tablodan kod almayın, tam tanımı GİB'in güncel listesinden okuyun. İkincisi, hangi kodun size uyduğuna fiilen yaptığınız işe göre muhasebecinizle birlikte karar verin. Tedavi yapmayan bir yapının kendini hastane koduyla, tedavi yapan bir kliniğin kendini aracılık koduyla tanımlaması sonradan düzeltilmesi gereken bir iş çıkarır.
Operasyon: transfer, otel ve hasta koordinatörü
Reklamı verdiniz, talep geldi, hasta size yazdı. İlk yirmi dakika içinde şunları soracak: Kim yapacak? Nerede kalacağım? Beni kim karşılayacak? Ne kadar sürecek? Fiyata ne dahil?
Bu soruların cevabı hazır değilse "bakayım, size döneyim" demek zorunda kalırsınız. O cümle, hastanın kafasında ilk soru işaretini yaratan cümle.
Transfer
Hastayı havaalanından alacak bir araç gerekiyor. Yaygın bir yanlış inanış var: illa büyük bir araç olması gerektiği düşünülüyor. Gerekmiyor; dört kapılı standart bir araç yeterli. Asıl önemli olan, araçta hastanın dilini bilen müşteri temsilcinizin bulunması.
Otel
Otel seçerken sadece fiyata bakmayın. Dört kriter var: konum, fiyat istikrarı, standart ve yedi gün yirmi dört saat ulaşılabilir bir muhatap.
Hasta koordinatörü
Hastayı kliniğe götürdüğünüzde, süreç boyunca yanında olan ve onun dilini bilen bir koordinatör bulunmalı. Bu acenteler için hayati, klinikler için de öyle. Hasta tanımadığı bir ülkede, tanımadığı bir binada, dilini bilmediği insanların arasında. O anda yanında birinin olması bütün deneyimi belirliyor.
Hastayı havaalanında karşılayan kişi de, kliniğe götürdüğünüzde karşısına çıkan doktor da çok önemli. Hastayı tekrar havaalanına bırakana kadar yanında olduğunuzu hissettirmek, kişinin kendini yalnız hissetmemesini sağlamak; sahada öne çıkan acentelerin ortak noktası bu.
Hepsini fotoğraflayın
Operasyon anlaşmalarının sadece yapılmış olması yetmiyor, fotoğraflanmış da olmalı. Hasta "nerede kalacağım" diye sorduğunda cevabınız "şu otelde kalacaksınız" olmalı ve otelin fotoğraflarını göndermelisiniz. "Beni hangi araçla alacaksınız" diye sorduğunda aracın fotoğrafını göndermelisiniz.
Bu detaylar küçük görünüyor. Ama uzaktan, tanımadığı bir ülkeye gelmeye karar veren biri için en somut güven işaretleri bunlar.
Sağlık turizmi acentasında temel kadro ve satış ekibi
Sağlık turizmi yapan bir yapının temel kadrosu şu pozisyonlardan oluşuyor:
- Yönetici: süreci bütün olarak takip eden kişi.
- Hasta koordinatörü: hastanın süreçteki muhatabı.
- İçerik editörü: video ve fotoğraf üreten kişi.
- Kayıt ve takip sorumlusu: hasta bilgilerinin ve takip sisteminin düzenini kuran kişi.
- Satış ekibi: telefonun ucundaki kişiler.
Küçük yapılarda bu roller birleşebilir. Ama içerik editörü ile satış ekibi asla birleşmemeli.
Satış yoksa hiçbir şey yok
Sağlık turizmi bir telefonda satış sistemi. O hastaya telefonda tedaviyi satamazsanız hasta size gelmiyor; reklam ne kadar iyi, klinik ne kadar iyi olursa olsun.
Hedeflediğiniz pazarların dillerini bilen kişileri işe alacaksınız. Ama dil bilmek başlangıç şartı, yeterlilik şartı değil. Bu kişilere medikal satış eğitimi aldırmanız gerekiyor.
Eğitim aldırırken sadece eğitimin verilmesini beklemeyin, geri bildirim isteyin. Eğitimi veren kişiden ya da kurumdan her personel hakkında ayrı değerlendirme alın, sonra o personelle birebir konuşun. Çünkü herkesten satışçı olmuyor. Elli kişiye satış eğitimi verdirirsiniz, içlerinden belki on beş yirmisi gerçekten satışçı çıkar.
Yanlış bir satış personeli size ciddi para ve zaman kaybettirir. Kaybettirdiği şey sadece maaşı değil, elinde yanan taleplerin bedeli.
Görüşme analizini ilk günden kurun
Hastaların en çok sorduğu soruları ve verilen cevapları haftalık olarak inceleyin. Bu düzeni kurulum aşamasında kurmak gerekiyor. Sonradan eklemek çok daha zor; ekip bir çalışma alışkanlığı kazandıktan sonra kayıt ve analiz "denetim" gibi algılanıyor. Baştan kurulan düzen ise kimseye yük gibi gelmiyor, işin bir parçası olarak kalıyor.
Hangi dillerde ekip kurmalı?
Sahada en verimli sonuçları veren diller şunlar: İngilizce, Fransızca, Almanca, Rusça, Arapça, İtalyanca, İspanyolca, Portekizce, Rumence, Bulgarca, Lehçe. İngilizce olmadan olmuyor; bu tartışmasız. Sonrasında hangi dille devam edeceğiniz, hangi pazara gireceğinize bağlı.
Bir dilde ekibiniz yoksa o pazara açılmayın. Talep gelir, kimse cevap veremez ve para boşa gider.
İçerik: reklamdan önce video biriktirmek
Hastanız sizi bir yerde bulacak ve orada gördüğü şeye göre karar verecek. O yer sizin sayfanız ve siteniz. İçerik yoksa gösterilecek bir şey de yok.
Hazırlık aşamasında yapılacak iş net: içerik üretecek bir kişi alın ve reklama başlamadan önce en az on beş yirmi video biriktirin. Bu videolar hastaları, kliniği, doktorları ve süreci göstersin; sosyal medya hesaplarınıza ve video kanalınıza yüklensin.
Bu işi dışarıdan alamazsınız. Ayda beş altı kez gelen bir ekip size fayda sağlamaz. Bu kişinin tek işi içerik olmalı.
Bizde bir alışkanlık var: bir eleman alalım, telefona da baksın, video da çeksin, misafiri de karşılasın. Bunu yapmayın. Bir kişinin işi telefona bakmaksa telefona baksın; işi video çekmekse sadece video çeksin.
Acentenin içerik sorunu nasıl çözülür?
Acentelerde içerik ayrı bir problem. Kliniğiniz olsaydı personeliniz klinikte olur, hastaların videolarını çekerdi. Ama acente olduğunuz için çalıştığınız kliniklere o kadar yakın değilsiniz. İçerik çözülmezse reklam ve post tasarımlarıyla yürümek zorunda kalıyorsunuz.
Bu konuyu doğru çözen müşterilerim şöyle yaptı: bir ya da birkaç personeli kliniklerle eş zamanlı çalışacak şekilde görevlendirdiler. Bu kişinin mesaisi acentenin ofisinde değil, kliniklerde geçiyor. Günde birkaç kliniği dolaşıyor; hastayı, koridoru, doktoru çekiyor.
Acente için bu görevlendirme bir tercih değil, olmazsa olmaz.
Reklamdan önce bir aylık hazırlık dönemi
Reklama başlamadan önce yaklaşık bir aylık bir hazırlık dönemine ihtiyacınız var. Bu bir ayı atlayan firmaların büyük kısmı sonraki altı ayı kurtaramıyor.
İnternet sitesi ve açılış sayfaları
Siteniz yoksa yapılması, varsa sağlık turizmi odağında baştan elden geçirilmesi gerekiyor. Hedeflediğiniz pazarların dillerinde olmalı; başlangıç için üç dört dil makul.
Reklamlarınızın yönleneceği, her branş ve her dil için ayrı, tek sayfalık ve hızlı açılan açılış sayfaları gerekiyor. Düzen şöyle: açılır açılmaz bir form (isim, telefon, e-posta), hemen altında doğrudan mesajlaşma bağlantısı, onun altında öncesi-sonrası görselleri, en altta kurum bilgisi.
Ölçüm altyapısı
Sitenizin hangi reklamdan kaç ziyaretçi aldığını, kaç kişinin form doldurduğunu, kaçının mesaj attığını ölçebilmeniz gerekiyor. Google ve Facebook dönüşüm kodları siteye yerleştirilmeli, reklam hesaplarıyla entegrasyon yapılmalı ve dönüşümlerin testleri reklamdan önce tamamlanmalı.
Hazırlık kontrol listesi
Reklama başlamadan önce şu maddelerin tamamına "evet" diyebilmelisiniz:
- İnternet sitem hedef pazarların dillerinde hazır mı?
- Her branş için ayrı açılış sayfası var mı?
- Hangi reklamdan kaç ziyaretçi ve kaç form geldiğini ölçebiliyor muyum?
- Hedef dillerde konuşan personelim var mı?
- Bu kişiler medikal satış eğitimi aldı mı?
- Her biri hakkında ayrı değerlendirme aldım mı?
- İçerik üreten, tek işi bu olan bir kişim var mı?
- Yayına girmeden önce en az on beş yirmi video biriktirdim mi?
- Otel anlaşmam ve otel fotoğraflarım hazır mı?
- Transfer aracım ve fotoğrafları hazır mı?
- Hasta geldiğinde kim karşılayacak, belli mi?
- Yetki belgem alındı mı?
Bu listede "hayır" varsa reklam vermek için erken.
Hazırlık dönemini masraf olarak görmeyin. O bir ayda harcadığınız para, hazırlıksız başlayıp ilk üç ayda yakacağınız reklam bütçesinin çok altında. Hazırlıksız başlayan firmalar sadece parayı kaybetmiyor, motivasyonu da kaybediyor.
Ajans seçimi ve reklam verilecek ülkeler
Hazırlık bittiğinde sağlık turizminin tüm aşamalarına hâkim, tecrübeli bir yapıyla uzun süreli çalışmanız gerekiyor. Burada iki şeyi net söyleyeyim. Birincisi: ilk günde ya da ilk ayda sonuç beklemek gerçekçi değil. İkincisi: bu ilişki kısa süreli kurulamaz; altı aylık bir kurgudan bahsediyoruz.
Sektör tecrübesi olmayan bir yapıyla çalışmak, öğrenme maliyetini sizin ödemeniz demek. Sağlık sektörünün dinamikleri başka sektörlere benzemiyor: reklam bütçeleri yüksek, reklamların bir kısmı platformlar tarafından reddediliyor, doğru insanı bulmak zor ve sürekli yeni hedef kitleler denemek gerekiyor.
Ajansla birlikte ülkeleri, bütçeyi ve branşları belirlersiniz. Denediğim dönemde ilk aylar için tavsiyem, ağırlığı Facebook ve Instagram'a verip Google Ads ve YouTube'dan destek almaktı. Bu ilk aylar aynı zamanda satış ekibinizin sınavı: gelen taleplerden kaçını hastaya çevirdiklerini ilk kez gerçek veriyle görürsünüz.
Bir ülkede birden fazla dil var
Her ülkenin içinde birden fazla dil konuşuluyor. Almanya'ya reklam veriyorsanız sadece Almanlara vermiyorsunuz; orada yaşayan Türklere, İngilizce konuşanlara, Fransızlara, Ruslara da veriyorsunuz. Çoğu kliniğin atladığı bu nokta büyük fark yaratıyor.
Reklam verilmeyecek bölgeleri baştan çıkarın
Dünyanın her yerinden talep gelebilir ama her talepten hasta çıkmıyor. Bazı bölgelerden gelen taleplerin neredeyse hiçbiri hastaya dönmüyor. Kurulum aşamasında bu bölgeleri hedeflemenizin dışında bırakın; yoksa bütçenizi hiç hasta olmayacak insanlara harcarsınız.
Kurulumdan sonra: tedavi sonrası, büyüme ve fiyat tuzağı
Tedavi sonrası takibi listeye baştan koyun
Başarılı firmaların ayrıştığı nokta burası. Hasta ülkesine döndükten sonra belirli aralıklarla aranıyor ve bu temaslardan biri mümkünse doktorun kendisi tarafından yapılıyor. Bu adımı kurulum listesine en baştan koyun; sonradan eklenen şey alışkanlığa dönüşmüyor.
Yurt dışı hasta görüşmeleri
Son yıllarda giderek yaygınlaşan bir yöntem: doktorun hedef ülkeye gidip potansiyel hastalarla yüz yüze görüştüğü organizasyonlar. Uzaktan güvenmeye çalışan hasta, doktoru bizzat gördüğünde tereddütlerinin büyük kısmını kaybediyor. Maliyeti ve organizasyonu ciddi olduğu için her yapıya uygun değil; belirli bir hacme ulaşmış yapılar için değerlendirilmeye değer.
Kademe kademe büyümek
Talep arttıkça ve bütçeyi kademeli olarak büyüttükçe yapmanız gereken ilk şey yeni dil bilen kişiler almak. Dönem dönem farklı ülkelerden talep artar; bunu siz ya da çalıştığınız ajans takip eder. Örneğin Rusya'dan talep geliyorsa Rusça bilen bir personel alırsınız, ona da satış eğitimi verdirir ve o pazara açılırsınız.
Hizmeti genişletmenin diğer yolu, farklı alanlarda başarılı doktorlarla anlaşmak: boy uzatma, estetiğin farklı branşları, onkolojinin farklı alanları gibi.
Burada yapılmaması gereken hata acele. "Bir ayda uçarım, reklamımı basarım, en iyi adamları tutarım" diye başlayan işletmenin ömrü genellikle uzun olmuyor. Bu iş kademe kademe büyümesi gereken bir iş; personelin yetişmesi de reklamların oturması da zaman istiyor.
Fiyat rekabetine girmeyin
Kurulum aşamasında en sık düşülen tuzaklardan biri, rakiplerden daha ucuz olarak pazara girmeye çalışmak. Benim gözlemim şu: hiçbir zaman rakiplerinizle fiyatta rekabet etmeyin. Her zaman sizden daha hızlı iflas etmek isteyen birileri olacaktır.
Fiyat belirtmenizde bir sakınca yok, hatta bunu tavsiye ediyorum; şeffaflık güven veriyor. Ama fiyatı rekabet aracı olarak kullanmayın. O yarışı kazanan olmuyor.
Sık Sorulan Sorular
Sağlık turizmi acentası kurmak için ilk hangi belge gerekiyor?
İşin ilk şartı sağlık turizmi yetki belgesi. Hem yasal bir zorunluluk hem de devletin sunduğu teşviklerden yararlanabilmenin şartı; sonradan tamamlanabilecek bir eksik değil. Ardından çalışacağınız hastane, klinik ya da doktorla fiyat, kapsam, komisyon ve sorumluluk paylaşımını yazılı hale getiren anlaşmalar gelir.
Sağlık turizmi şirketi kurarken reklama ne zaman başlanmalı?
Kurulum haritasında reklam onuncu adımda. Öncesinde belge, anlaşmalar, transfer, otel, koordinatör, içerik ve kadro hazır olmalı. Ardından yaklaşık bir aylık hazırlık dönemi gelir: çok dilli site, açılış sayfaları, ölçüm altyapısı, eğitimli satış ekibi ve en az on beş yirmi video. Kontrol listesinde "hayır" varsa reklam için erken.
Sağlık turizmi acentasının temel kadrosu hangi pozisyonlardan oluşur?
Beş pozisyon: süreci bütün olarak takip eden yönetici, hastanın muhatabı olan hasta koordinatörü, video ve fotoğraf üreten içerik editörü, hasta bilgilerini ve takip sistemini düzenleyen kayıt ve takip sorumlusu, telefonun ucundaki satış ekibi. Küçük yapılarda roller birleşebilir ama içerik editörü ile satış ekibi asla birleşmemeli.
Hasta transferi için büyük bir araç gerekir mi?
Gerekmiyor. Yaygın inanışın aksine dört kapılı standart bir araç yeterli. Asıl önemli olan, araçta hastanın dilini bilen müşteri temsilcinizin bulunması. Aracın fotoğrafını da hazır tutun: hasta "beni hangi araçla alacaksınız" diye sorduğunda göndermeniz gerekecek. Uzaktaki biri için bunlar en somut güven işaretleri.
Bu yazı, Cem Evren Minaz'ın Sağlık Turizmi kitabının “On Beş Adım: Sıfırdan Kurulum Haritası”, “Hazırlıksızlık” bölümlerinden uyarlanmıştır.
